Avant de produire vos premières paies à l’aide de Titan, il y a certaines étapes essentielles à suivre afin de vous assurer que le logiciel fonctionne de la façon la plus efficace possible. Ci-dessous, nous présentons la procédure à suivre pour mettre en route le logiciel de paie. Toutes ces opérations s’effectuent à partir de la section Profils de Titan. Pour en savoir plus sur ces opérations, consultez les sections de la base de connaissance s'y rapportant. Chaque profil y est expliqué en détail.
D’abord, vous devez procéder à la définition des profils contenant des données en relation avec le profil Employés. Une fois ces profils définis, vous pouvez coder tous les employés pour lesquels vous désirez produire des paies à l’aide de Titan. Vous devez ensuite remplir le profil de la compagnie.
Puis, si vous commencez l’utilisation de Titan en cours d’année civile, vous devez entrer les cumulatifs annuels des employés. Une fois ces cumulatifs entrés et validés, vous pouvez procéder au calcul d’une première paie avec Titan.
Avant de coder les employés, vous devez valider et compléter certains profils car ils vous seront nécessaires pour coder les employés.
1.1 Créer les groupes de CNESST et WSIB (optionnel)
Si vous produisez des paies pour des employés travaillant au Québec et dans les autres provinces, vous devez spécifier un groupe de CNESST/WSIB/WCB/WHSCC pour chaque taux applicable au sein de votre entreprise, tel que spécifié par les gouvernements provinciaux (Québec et autres provinces). Par défaut, le groupe « GEN00 » est codé dans le logiciel. Ce groupe a un taux nul et la description « Aucune ». Chaque employé du Québec et des autres provinces devrait être associé à un groupe de CNESST ou de WSIB selon un taux prescrit par les commissions. Titan calcule et effectue une distribution comptable de la dépense réelle de l’employeur envers la CNESST et la WSIB en fonction des paies applicables. En fin d’année, il est facile de comparer les frais réels engagés versus l’estimé cotisé en début d’année auprès de chaque gouvernement provincial. Pour en savoir plus sur le profil Groupes de CNESST et WSIB, consultez l'article Groupe de CNESST/WSIB dans la section gestion des profils.
1.2 Créer les codes de métier
Vous devez inscrire les différents codes de métier à partir du profil Métiers. C’est dans le dossier de l’employé que l’on sélectionne le code de métier de l’employé. Vous pouvez définir, si désiré, des taux horaires payés pour chaque corps de métier.
Les codes de métier sont utiles pour définir les taux horaires selon la convention collective de l’entreprise. Vous entrez les différentes échelles salariales par date et échelon. Chaque code de métier peut posséder différents échelons de salaire selon l’ancienneté (ou autre) et les échelons peuvent changer de taux horaires à partir de certaines dates. Dans Titan, chaque employé possède un code de métier et un échelon dans son profil. Pour en savoir plus sur le profil Métiers, consultez l'article Les métiers.
1.3 Valider les codes d'absences (requis)
Vous devez valider les codes d’absences prédéfinis dans le profil Codes d’absences. Cinq types de codes d’absences sont possibles : congé sans solde, congé mobile payé, congé social et congé social non payé. Vous pouvez, si désiré, ajouter d’autres codes que ceux déjà définis. Pour en savoir plus sur ce profil, consultez l'article Les codes d'absence.
1.4 Valider les statuts des employés (requis)
Il est conseillé de réviser la liste des statuts de base fournis avec le logiciel. Vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer ceux présents pour créer une liste de codes de statuts selon vos besoins. Un statut est en fait l’état d’un employé : c’est-à-dire permanent, temporaire, suspendu, en vacances, etc. Pour chaque statut créé, vous indiquez s’il permet de considérer l’employé actif ou inactif lors de la génération des feuilles de temps (voir Génération des feuilles de temps) et dans les rapports du logiciel. Dans le dossier de l’employé, on sélectionne le statut de l’employé parmi les statuts définis dans ce profil. Pour en savoir plus sur le profil Statuts des employés, consultez l'article Les statuts des employés.
1.5 Valider les codes de revenu (requis)
Titan contient plusieurs codes de revenu prédéfinis. Vous devez réviser la liste des codes de revenu de base fournis avec le logiciel. Vous pouvez ajouter de nouveaux codes de revenu, si nécessaire, à ceux déjà présents. Vous devez porter une attention particulière à la création d’un code de revenu. Les valeurs inscrites aux champs d’un dossier « Code de revenu » influent directement sur le calcul des retenues à la source.
Pour chaque code de revenu vous indiquez de quel type de revenu il s’agit : gain, avantage monétaire, avantage non monétaire, vacances, congés mobiles, jours fériés et dépenses. Pour chaque revenu entré, vous pouvez définir une valeur par défaut ainsi que des maximums à ne pas dépasser par période de paie et par année pour un employé. Enfin, vous définissez la formule applicable pour chaque code de revenu. Vous devez inscrire, dans ce profil, tous les codes de revenu nécessaires à la bonne gestion des gains des employés. Il n’y a pas de limite quant au nombre de codes de revenu que vous pouvez définir. Pour en savoir plus sur le profil Codes de revenu, consultez la section Codes de revenu.
1.6 Valider les codes de déduction (requis)
Vous devez réviser la liste des codes de déduction de base fournis avec le logiciel. Vous pouvez ajouter de nouveaux codes de déduction, si nécessaire, à ceux déjà présents. Vous devez définir les déductions possibles pour les paies des employés telles que les cotisations syndicales, REER, club social, etc. Vous indiquez le type de déduction dont il s’agit : convention de retraite, fonds de travailleurs, etc. Le type associé à chaque code peut avoir une incidence sur l’impôt calculé. Pour chaque code de déduction, vous pouvez entrer une valeur par défaut ainsi qu’un maximum à ne pas dépasser par période de paie et par année civile. Vous indiquez aussi, pour chaque code de déduction, les informations nécessaires pour les transferts bancaires avec Télesto, s’il y a lieu. Pour en savoir plus sur le profil Codes de déduction, consultez la section Les codes de déduction.
1.7 Définir les catégories d'employés (requis)
Ces catégories sont obligatoires pour définir les codes de revenu des vacances, des jours fériés et des congés mobiles qui s’appliquent aux employés selon la catégorie à laquelle ils appartiennent. De plus, elles permettent d’établir une politique à l’égard de l’allocation des banques de maladie, de l’allocation des banques de congés mobiles et du calcul des heures payables lors des congés fériés. Pour en savoir plus sur le profil Catégories d’employés, consultez la section portant sur Les catégories d'employés.
1.8 Définir les postes comptables (requis)
Au profil Postes comptables, vous devez définir les postes comptables utilisés par le logiciel pour la distribution des écritures comptables vers un grand-livre externe. Aux profils Succursales et Départements, vous devrez inscrire le poste comptable associé à chaque code de revenu et de déduction pour chaque succursale et département.
Pour chaque compte, vous indiquez s’il s’agit d’un actif, d’un passif, d’un revenu ou d’une dépense. Cette information est toutefois optionnelle et sans effet sur le résultat des distributions comptables effectuées par Titan. Pour en savoir plus sur le profil Postes comptables, consultez l'article Les postes comptables.
La définition des postes comptables
Toutefois, il n’est pas obligatoire de procéder immédiatement à la définition des postes comptables. Si désiré, vous pouvez continuer la définition des profils requis avant la codification des employés et revenir définir les postes comptables plus tard. Dans ce cas, vous laissez vides les champs pour la distribution comptable dans les profils Succursales et Départements. Lorsque vous coderez les postes comptables, vous pourrez retourner dans ces profils pour les compléter. Mais attention, les postes comptables devront être définis avant de procéder au calcul des paies.
1.9 Créer les succursales (requis)
Vous devez entrer, dans le profil Succursales, les différentes succursales de la compagnie. S’il n’y a pas plusieurs succursales pour votre compagnie, vous devez en indiquer au moins une, car chaque employé doit être relié à une succursale par défaut. Pour chaque succursale, vous identifiez les comptes de grand-livre associés à chaque distribution comptable. Si les comptes de grand-livre n’ont pas été définis dans le système, vous pouvez revenir compléter la distribution comptable des succursales ultérieurement. Les succursales peuvent servir à définir des entités corporatives distinctes si le paie-maître désire traiter les paies de plusieurs entreprises dans un même cycle de paie. Le logiciel permet de coder des numéros d’employeurs pour le fédéral, à taux régulier et réduit, le taux réduit d’assurance-emploi, des comptes d’institutions bancaires ainsi que des transferts bancaires avec numéros de compte et numéros de transit pour chacune des succursales définies dans ce profil. Pour en savoir plus sur le profil Succursales, consultez la section Les succursales.
1.10 Créer les départements par succursale (requis)
Dans le profil Départements, vous devez entrer tous les départements de chacune des succursales définies plus tôt. Chaque employé sera associé à un département par défaut dans sa fiche. C’est pourquoi, même si votre compagnie ne gère pas les paies par département, vous devez en créer au moins un dans Titan. Pour chaque département, vous définissez la distribution comptable pour les sections Général, Revenus, Déductions part employé et Déductions part employeur. Si les comptes de grand-livre n’ont pas encore été définis dans le système, vous pouvez revenir compléter la distribution comptable des départements ultérieurement. Pour en savoir plus sur le profil Départements, consultez la section Les départements.
1.11 Définir les secteurs (optionnel)
Les secteurs sont des subdivisions des départements. Chaque secteur est associé à un responsable. Dans le dossier de l’employé, vous sélectionnez son secteur de travail à partir de la liste créée dans le profil Secteurs. Toutefois, ce champ n’est qu’à titre informatif et n’a aucune incidence dans le calcul des paies. Pour en savoir plus sur le profil Secteurs, consultez l'article Les secteurs.