Les statuts indiquent l'état d'un employé à un moment donné : actif, inactif, en vacances, suspendu, etc. Il y a quatre types de statuts : actif, inactif ou inactif avec avance de fonds ou terminé. Le statut de type actif indique quel employé est actuellement à l'embauche de la compagnie. Tous les employés possédant ce type de statut seront sélectionnés automatiquement lors de la génération des feuilles de temps. Tandis que les employés possédant un statut de type inactif ne seront pas sélectionnés lors de la génération, car ce type de statut indique que l'employé ne travaille plus pour la compagnie temporairement.
Enfin, les employés possédant un statut de type inactif avec avance de fonds se verront générer des feuilles de temps avec des codes de déductions spécifiques (définis par le paie-maître et de type avance). Ce type de statut indique que l'employé est suspendu temporairement sans solde mais que la compagnie gère tout de même ses plans d'assurance-maladie, d'assurance-salaire ou autre. L'employé remboursera ses montants à l'employeur lors de son retour au travail. Pour en savoir plus sur les avances de fonds sur avantage pour les employés suspendus sans solde, consultez l'article Procédure pour la configuration des avances de fonds et des remboursements.
Exemple
Lorsqu'un employé est suspendu temporairement et qu'il souhaite conserver ses privilèges d'employé, vous pouvez indiquer dans son dossier d'employé le code de statut Suspendu avec avance de fonds, lequel vous aurez créé avec le type « inactif avec avance de fonds ». Ainsi, pendant la période où l'employé sera suspendu, des feuilles de temps avec des codes de déduction de type avance seront générées pour lui afin que l'employeur contribue à sa place à ses plans d'assurances, de REER ou autres. Lorsque cet employé reprendra le travail, vous n'aurez qu'à indiquer qu'il est de nouveau actif dans son dossier d'employé. Pour en savoir plus sur les avances de fonds, voir l'article Procédure pour la configuration des avances de fonds et des remboursements.
Pour modifier ou ajouter un statut d'employé :
- Dans le champ Code, tapez le code du statut (un à 4 caractères alphanumériques)
- Dans Description 1, entrez une description du statut employé.
- Tapez une description du statut dans la deuxième langue du logiciel.
- Dans la liste déroulante Type de statut, sélectionnez le type de statut de l'employé : actif, inactif, inactif avec avance de fonds ou terminé.
Le statut de type «inactif»
Les données des employés possédant un statut de type « Inactif » ne sont pas supprimées définitivement, mais aucune feuille de temps n'est générée automatiquement pour eux lors de la génération des paies. Toutefois, ce type de statut n'empêche pas la création manuelle d'une feuille de temps pour un employé auquel ce statut est attribué.