Titan permet de définir des avances de fonds pour les employés suspendus sans solde temporairement afin que l’entreprise continue de contribuer à leur place aux plans d’assurances, aux REER ou autres. Lorsque les employés reprennent le travail, ils remboursent à l’entreprise les montants que celle-ci a versés à leur place durant leurs absences. Il est également possible de définir une procédure de remboursement automatique des avances de fonds. Voici la procédure à suivre pour définir les avances de fonds et leurs remboursements.
Statut des employés
Vous devez premièrement créer un statut d’employé « Inactif avec avance de fonds » :
- Cliquez sur le bouton Profils du volet d’exploration à gauche de votre écran, puis dans l’écran des profils, sélectionnez l’option Statuts des employés.
- Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Ajout d’un dossier.
- Dans le champ Code, inscrivez un code de statut.
- Dans le champ Description 1, inscrivez la description française du code de statut et dans le champ Description 2, la description anglaise (optionnel).
- Dans le champ Type de statut, sélectionnez « Inactif avec avance de fonds » à l’aide de la flèche déroulante.
- Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Enregistrer.
Codes de revenu et codes de déduction à prélever
Vous définissez ensuite les codes de revenu à prélever :
- Cliquez sur la section Profils du volet d’exploration à gauche de votre écran, puis dans l’écran des profils, sélectionnez Codes de revenu.
- À l’aide des flèches ou de la loupe se trouvant dans la barre d’outils, sélectionnez le code de revenu qui doit être calculé lorsque l’employé est sans solde (ex. : avantages imposables, assurances, etc.).
- Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Édition du dossier.
- Dans la partie de droite de l’écran, cochez Versé lors de sans solde, puis sauvegardez.
- Répétez la même opération pour chacun des codes de revenu que vous désirez verser lors de sans solde.
Vous définissez également les codes de déduction à prélever :
- Cliquez sur la section Profils du volet d’exploration à gauche de votre écran, puis dans l’écran des profils, sélectionnez Codes de déduction.
- À l’aide des flèches ou de la loupe se trouvant dans la barre d’outils, sélectionnez le code de déduction qui doit être calculé lorsque l’employé est sans solde (ex. : assurance groupe).
- Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Édition du dossier.
- Dans la partie de droite de l’écran, cochez Utilisé lors de sans solde, puis sauvegardez.
- Répétez la même opération pour chacun des codes de déduction que vous désirez verser lors de sans solde.
Création d'un code de revenu pour l'accumulation des déductions à remettre
Vous devez aussi créer un code de revenu pour accumuler les déductions que l’employeur doit avancer :
- Cliquez sur la section Profils du volet d’exploration à gauche de votre écran, puis dans l’écran des profils, sélectionnez Codes de revenu.
- Dans la barre d’outils, cliquez sur le bouton Ajout d’un dossier.
- Remplissez les champs de la même façon que dans l’exemple ci-dessous :
Code : AVFOND
Description 1 : Avance de fonds
Description 2 (facultatif) : Funds Advance
Desc. 1 brève : Av. de fonds
Descr. 2 brève (facultatif) : Funds Adv.
Type de revenu : Dépenses
Case T4, Case Relevé 1 et Rapport C.C.Q. : Non applicable
Saisie des quantités : Par semaine - Cochez les cases Ajout automatique et Imprimé sur bulletin.
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
- Cliquez sur le bouton Édition, allez sous l’onglet Applicable à et enlevez les crochets de tous les champs de cette fenêtre.
- Allez ensuite sous l’onglet Formule. Dans cet onglet, cliquez sur le sous-onglet Revenus. Cliquez sur le « + » du code AVFOND, cliquez une fois sur « Montant fixe » puis cliquez sur le bouton Ajouter à la formule.
- Sauvegardez.
Création d'un code de déduction pour le remboursement des déductions accumulées
Il faut également définir le code de déduction à utiliser pour le remboursement automatique des déductions accumulées par l’employé :
- Cliquez sur la section Profils du volet d’exploration à gauche de votre écran, puis dans l’écran des profils, sélectionnez Codes de déduction.
- Dans le champ Compagnie, tapez le nom de la compagnie.
- Remplissez les champs de la même façon que dans l’exemple ci-dessous :
Code : REMAF
Description 1 : Remb. avance de fonds
Description 2 (facultatif) : Funds Advance refund
Desc. 1 brève : Remb. av. fonds
Descr. 2 brève (facultatif) : F. adv. refund
Type de déduction : Déduction imposable (ZZ)
Case T4, Case Relevé 1 et Rapport C.C.Q. : Non applicable - Cochez la case Ajout automatique.
- Cliquez sur le bouton Sauvegarder.
- Allez ensuite sous l’onglet Formule part employé. Sous cet onglet, cliquez sur le sous-onglet Déductions. Cliquez sur le « + » du code REMAF, cliquez une fois sur « Montant fixe » puis cliquez sur le bouton Ajouter à la formule.
- Sauvegardez.
Association des codes d'avance et de remboursement aux employés
Vous associez maintenant les codes d’avance et de remboursement aux employés selon leurs catégories d’employés :
- Cliquez sur le bouton Profil puis sur Catégories d’employés.
- Sélectionnez la catégorie d’employés où l’avance de fonds doit être utilisée puis cliquez sur le bouton Édition du dossier de la barre de boutons.
- Dans l’encadré Employé en congé sans solde, dans le champ Avance, sélectionnez le code d’accumulation des déductions à rembourser défini précédemment (AVFOND).
- Dans le champ Remboursement, sélectionnez le code de remboursement des déductions défini précédemment (REMAF)
- Sauvegardez.
Pour définir des avances de fonds à un employé :
- Cliquez sur le bouton Profil puis sur Employés.
- Sélectionnez l’employé pour lequel on désire prélever des avances de fonds.
- Cliquez sur le bouton Édition.
- Sous l’onglet Général, dans le champ Statut, sélectionnez « Inactif avec avance de fonds ». Assurez-vous que cet employé appartienne à une catégorie d’employés pour laquelle l’avance de fonds a été configurée.
Lors du retour de l'employé
Quand l’employé sera de retour, il ne faudra pas oublier de remettre un statut défini comme « Actif » dans le champ Statut de son dossier.
Configuration de l'avance de fonds au profil Compagnie
Finalement, il faut configurer l’avance de fond automatique dans le profil de la compagnie :
- Cliquez sur le bouton Profil, puis sur Compagnie.
- Cliquez sur l’onglet Paramètres puis sur le bouton Édition du dossier.
- Dans la section Autres infos, cochez le champ Avances aux employés suspendus puis sauvegardez.
Vous êtes maintenant prêt à utiliser l’option Avances de fonds.