Journal et distribution comptable

L'option Journal de paie produit le journal de paie à l'écran ou sur papier. Cette option est facultative. Le paie-maître peut procéder directement à la mise à jour des paies sans imprimer le journal des salaires. Il est possible d'imprimer ultérieurement tout journal de paie de n'importe quelle période de paie par le biais de l'option Rapports ►Historique ►Journal de paie par période ou par employé. Il est toutefois fortement conseillé de procéder à l'impression ou à la consultation du journal de paie avant de procéder à la mise à jour des paies afin de le valider et de vous assurer qu'il ne contient aucune irrégularité. Le paie-maître peut, s'il le désire, sauvegarder le document généré sur disque afin de pouvoir le consulter rapidement plus tard, sans devoir démarrer Titan, à l'aide de la visionneuse de rapports Rhea  de Les Logiciels Saturne (fournie avec Titan) ou avec le logiciel Acrobat Reader d'Adobe.

Pour afficher le journal de paie :

1.    Cliquez sur le bouton Journal de paie au-dessus de la partie des paies calculées.
2. La fenêtre Journal de paie s'affiche à l'écran.
3. Cliquez sur le bouton Autres filtres si vous désirez filtrer les paies à imprimer dans le journal. Dans la fenêtre Sélection des filtres à appliquer, vous pouvez sélectionner des employés spécifiques ou des types de feuilles de temps (vacances planifiées, remboursement sans solde, etc.)
4. Dans le champ Option contextuelle, sélectionnez l'option désirée concernant l'impression de l'information sur la distribution comptable au grand-livre : « pas de distribution comptable imprimée », « distribution comptable imprimée à chaque paie » ou « distribution comptable imprimée sur grand total seulement ».
5. Cliquez sur Imprimante pour sélectionner l'imprimante.
6. Cliquez sur Papier pour sélectionner le format de papier que vous désirez.
7. Cochez les périodes de paies et les succursales que vous souhaitez retrouver dans le journal.
8. Dans l'encadré Options du rapport, cochez les éléments que vous souhaitez obtenir dans le rapport : revenus, déductions, retenues, sommaire des temps travaillées par projets, sous-totaux par employés (si plusieurs paies), sous-totaux par départements, sous-totaux par succursales, sous-totaux par périodes de paie, grand total et total des revenus applicable au Fédéral / Québec.
9. Affichez le journal de paie à l'écran en cliquant sur le bouton .
10. Le programme sélectionne toutes les paies calculées et effectue la distribution comptable de celles-ci. Chaque distribution est vérifiée afin de s'assurer que le poste comptable est bien défini et valide. Si aucune erreur n'est rencontrée, passez au point 13.
11. Si une ou des erreurs surviennent durant la distribution, Titan émet un message indiquant que le journal des paies ne peut être produit. Le logiciel propose alors de consulter un journal des erreurs rencontrées.
12. Cliquez sur Oui pour connaître les erreurs à corriger.
13. Le journal des erreurs indique les succursales et les départements dont la définition comptable est incomplète ou erronée. Vous pouvez imprimer tout le journal des erreurs ou en imprimer seulement une partie en sélectionnant les lignes désirées et en cochant la case Imprimer/Aperçu avant impression de la sélection seulement.
14. Vous devez corriger les erreurs avant de reprendre l'impression du journal ou la mise à jour des paies. Lorsque celles-ci sont corrigées, affichez de nouveau le journal de paie en cliquant sur le bouton  .
15. Le journal de paie s'affiche à l'écran.   

Pour imprimer et envoyer le journal de paie :

Avant de lancer l'impression du journal ou de l'envoyer par courriel, assurez-vous que tous les renseignements sont conformes, en particulier le sommaire complet du rapport. Cliquez sur le bouton  pour lancer l'impression. Cliquez sur le bouton  pour envoyer le journal par courriel à un de vos collègues.

Pour sauvegarder le journal de paie :

1. Cliquez sur le bouton  .
2. Choisissez l'emplacement et le nom du document alloué à ce journal de paie.
3. Dans le champ Type, sélectionnez le format du fichier sauvegardé : Titan ou Adobe.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Ce document pourra ensuite être consulté à laide de la visionneuse Rhea (Veuillez vous référer à la catégorie suivante : Annexe B : Rhéa) ou d'Adobe Acrobat Reader, selon le format de fichier choisi.