La dernière étape avant d’effectuer votre premier calcul des paies avec Titan consiste à compléter le profil de la compagnie ainsi qu’à valider et compléter les profils des jours fériés, des variables du calcul de paie et des codes des provinces et territoires. Si vous débutez l’utilisation de Titan en cours d’année civile, lisez attentivement les articles de la Gestion des profils.
3.1 Remplir le profil de la compagnie (requis)
Dans le profil Compagnie, vous devez remplir la fiche de renseignements sur votre compagnie. Votre compagnie a déjà été enregistrée dans le système par le superviseur du système ou par Les Logiciels Saturne à l’aide du logiciel SatAdmin. La fiche de la compagnie indique déjà le nom et l’adresse de votre compagnie. Toutefois, il reste à inscrire certaines informations nécessaires au bon fonctionnement de la paie avant d’utiliser Titan.
Pour traiter les paies de plusieurs compagnies
Vous ne pouvez pas ajouter de compagnie dans Titan. Pour pouvoir traiter les paies d’une autre compagnie que celle déjà définie dans le module de paie, vous devez faire la demande d’une licence supplémentaire auprès de Les Logiciels Saturne. Le superviseur du système devra ensuite définir cette nouvelle compagnie et ses utilisateurs autorisés à l’aide de SatAdmin.
Vous entrez les renseignements généraux et les paramètres pour le module de paie comme le taux réduit de l’assurance-emploi (si applicable), l’année civile en cours, la période de paie en cours et le nombre total de périodes de paie pour l’année. Ce dernier paramètre permet de définir la périodicité des paies : à la semaine (52 ou 53), aux deux semaines (26 ou 27) ou au mois (12 ou 13).
Sous l'onglet T4 / Relevé 1, vous entrez les renseignements nécessaires pour les gouvernements du Québec et du Canada. Lors de la production des T4 et Relevés 1, ces informations sont enregistrées dans le fichier xml pour l'envoie aux gouvernements.
Sous l'onglet Périodes comptables, vous devez inscrire chaque année fiscale couverte par l'année civile qui sera traitée par Titan. Dans chaque année fiscale, vous entrez les dates de début et de fin de chaque période comptable. Attention: Ces périodes doivent coïncider avec celles de l'année en cours dans votre système comptable car les distributions comptables seront exportées vers le grand-livre avec la période comptable associée à chaque période de paie.
Sous l'onglet Périodes de paie, vous devez définir toutes les périodes de paie de l'année civile en cours. Vous indiquez également à quelle année fiscale et à quelle période comptable correspond chacune des périodes de paie.
Sous l'onglet Chemin des fichiers, vous indiquez les répertoires et les emplacements des différents fichiers importés ou exportés par Titan. L'onglet Atlas permet d'indiquer, si vous utilisez cet horodateur électronique, quelle est la première semaine de paie de l'année et quelle est la première journée de la semaine de paie. Pour en savoir plus sur le profil Compagnie, veuillez consulter la section Gestion des profils.
3.2 Valider les jours fériés (optionnel)
Les jours fériés chômés et payés selon la Commission de normes du travail du Québec sont fournis automatiquement avec le module de paie. Vous n’avez donc pas besoin de les entrer dans le système. Vous pouvez toutefois, si désiré, ajouter de nouveaux jours fériés payés selon les conventions en vigueur dans votre entreprise. Vous pouvez indiquer les heures maximums payées pour chaque congé férié. Vous trouverez en annexe un tableau des congés fériés applicables dans les différentes provinces du Canada. Pour en savoir plus sur le profil Jours fériés, consultez l'article à ce sujet (Jours fériés).
3.3 Valider les variables du calcul de paie (optionnel)
Les variables pour le calcul de la paie sont fournies automatiquement avec Titan : cotisation maximum annuelle à l’assurance-emploi, constante pour le Régime des rentes du Québec, etc. Lorsque de nouvelles normes fiscales concernant les salaires entrent en vigueur, Les Logiciels Saturne procède alors à la mise à jour du logiciel. Tous les clients inscrits aux mises à jour sont avisés par courrier électronique de télécharger la nouvelle version de Titan. Pour en savoir plus sur le profil Variables du calcul de la paie, consultez l'article suivant : Les variables du calcul de la paie.
3.4 Valider les codes des provinces et territoires (optionnel)
Les codes de provinces et territoires sont fournis avec le module de paie. Vous n’avez donc pas besoin de les entrer dans le système. Vous pouvez toutefois consulter le taux d’imposition provincial inscrit à chaque province si vous le désirez. Cependant, lorsque ces taux sont modifiés, les clients sont avisés par courrier électronique et ils peuvent alors télécharger une mise à jour du logiciel. Pour en savoir plus sur le profil Provinces et territoires, consultez la section Les provinces et les territoires.