Lorsque tous les employés désirés ont été sélectionnés, vous pouvez procéder à la génération de leurs feuilles de temps. Il ne faut pas confondre l'option de génération des feuilles de temps avec le calcul de la paie. À cette étape, le logiciel prépare seulement les feuilles de temps des employés sélectionnés selon les renseignements inscrits dans leurs dossiers d'employé et les heures travaillées enregistrées par l'horodateur électronique Atlas, s'il y a lieu. Vous pourrez ensuite visualiser et modifier, si nécessaire, les feuilles générées à partir de l'option Entrée des feuilles de temps avant de procéder au calcul des paies.
Pour générer les feuilles de temps :
Sous la liste de sélection des employés, sélectionnez premièrement l'année civile pour laquelle vous souhaitez générer des feuilles de temps. Seules les années civiles ouvertes sont disponibles.
- Puis, sélectionnez la période de paie pour laquelle vous souhaitez générer les feuilles. Seules les périodes définies au profil Compagnie pour l'année civile sélectionnée apparaissent.
- Sur la ligne AF, Titan affiche l'année fiscale et la période comptable auxquelles correspondent l'année civile et la période de paie sélectionnées, telles que définies au profil Compagnie.
- Cliquez sur le bouton Générer afin de lancer la génération des feuilles de temps. Titan prend alors quelques secondes pour générer les feuilles de temps.
- Si des feuilles ont déjà été calculées pour cette période de paie, le logiciel émet un avertissement. Mais, vous pouvez quand même procéder à la génération de feuilles de temps pour cette même période.
- Une fenêtre appelée Gestion des avances aux employés sans solde et remboursements d'avance de fond apparaît. Cette fenêtre présente, sous l'onglet Avance, les employés pour lesquels des avances de fonds doivent être effectuées. Cochez les cases des employés pour lesquels vous acceptez de payer une avance. Le programme ne gardera pour ceux-ci que les codes d'avance et pas ceux de revenu.
- Sous l'onglet Remboursement, la fenêtre présente les employés qui ont été réactivés et les remboursements qu'ils doivent à la compagnie lorsque celle-ci a cotisé à leur place à un ou plusieurs fonds. Cochez les employés dont vous acceptez les remboursements.
- Si des employés doivent avancer d'échelon en fonction de leurs métiers, une fenêtre apparaît avec les détails de la graduation à effectuer.
- Laissez cochés les employés que vous autorisez à graduer puis cliquez sur OK. Cliquez sur Oui pour confirmer l'autorisation.
- Titan affiche ensuite le journal des évènements rencontrés. Dans ce journal, il y a quatre types d'informations. il présente premièrement l'information générale sur la génération effectuée : la date de la génération, le nombre d'employés disponibles, le nombre d'employés sélectionnés pour la génération et la durée de celle-ci. Il affiche deuxièmement les évènements particuliers rencontrés.
- Cliquez sur Retour.
- Dans la fenêtre Générées, le programme affiche le numéro de la période de paie pour laquelle les feuilles de temps ont été générées. Les feuilles de temps générées (mais non calculées) sont classées par succursales et départements sous la ou les périodes de paie. Lorsque les paies de ces feuilles de temps seront calculées (dans la fenêtre de calcul des paies), elles ne seront plus apparentes dans la liste de droite de la fenêtre Génération.
L'avancement d'échelon
Les employés peuvent avancer automatiquement d'échelon en fonction du métier et de l'échelon définis dans leurs dossiers. Pour avancer d'échelon automatiquement, l'employé doit être associé à un métier pour lequel un avancement automatique a été défini pour une date précédent la date de fin de la période de paie générée (Veuillez vous référer à l'article suivant : Taux horaires par dates et échelons). De plus, un échelon valide doit être inscrit dans le dossier de l'employé ; c'est-à-dire, un échelon pour lequel un taux horaire a été défini et, bien sûr, sans être le dernier échelon du métier.
Vous pouvez refuser l'avancement d'échelon de certains employés pour une raison ou une autre. Dans ce cas, tant et aussi longtemps que vous n'autoriserez pas l'avancement d'échelon, ces employés apparaîtront dans la fenêtre de graduation lors de la génération des feuilles de temps.
Exemple
Si Titan doit récupérer les données de l'horodateur électronique Atlas pour un ou plusieurs des employés sélectionnés et que ces données ne sont pas disponibles au moment de la génération, un message en avertit le superviseur.
Vous pouvez ensuite générer des feuilles de temps pour une autre période de paie. Puisque lors du calcul des paies, vous sélectionnez les périodes de paie désirées, vous pouvez préparer à l'avance plusieurs feuilles de temps pour vos employés réguliers pour des périodes différentes. Vous pouvez également ajouter de nouvelles feuilles de temps pour une même période ou supprimer des feuilles de temps de la liste des feuilles générées.
Pour générer de nouvelles feuilles de temps pour une même période :
Avant de procéder au calcul des paies, il est possible de générer de nouvelles feuilles de temps pour une même période. Pour ce faire, vous devez d'abord décocher, dans la partie Sélection de la fenêtre, tous les employés pour lesquels une feuille de temps a déjà été générée pour la période en question, afin que Titan ne génère pas une deuxième feuille de temps pour ces employés. Vous cochez tous les employés pour lesquels vous désirez générer une nouvelle feuille de temps puis vous cliquez sur le bouton Générer. Les nouvelles feuilles de temps s'ajoutent alors dans la liste des feuilles de temps générées (partie Générée(s) à droite dans la fenêtre) sous la période de paie sélectionnée.
Pour supprimer une feuille de temps :
Tant et aussi longtemps que le calcul de la paie pour une feuille de temps n'a pas été effectué, vous pouvez supprimer celle-ci de la liste. Pour ce faire, vous cochez, dans la liste Générée (s), la feuille de temps que vous souhaitez supprimer. Puis, vous cliquez sur le bouton Supprimer.
Attention
Le logiciel supprime alors définitivement toutes les feuilles de temps générées sélectionnées dans la partie droite de la fenêtre. Vous pouvez également supprimer l'ensemble des feuilles de temps générées pour une période de paie d'un seul coup en cochant la case de la période de paie puis en cliquant sur Supprimer.