La section de gestion des profils permet à l'utilisateur de coder et maintenir à jour les informations nécessaires au bon fonctionnement du logiciel de paie. Il peut ainsi définir et maintenir les données de base reliées aux employés pour lesquels il produit les paies à l'aide de Titan. La section Profils est divisée en trois parties distinctes : une section pour les employés, une section pour les compagnie, succursales et départements et une section générale. La partie sur les employés permet de définir, dans le système, les membres du personnel avec les données nécessaires à la création de leurs paies. La partie sur les compagnies permet de définir la compagnie pour laquelle vous produisez les paies ainsi que les succursales et départements de cette compagnie. Enfin, la partie générale contient divers profils nécessaires à la production des paies des employés.
Les codes de revenu
Ces codes servent à définir les types de revenu possibles dans les paies de vos employés : salaire fixe, à taux horaire, boni, jours fériés, commissions, remboursement de dépenses, kilométrage, vacances payées, etc. Pour accéder au profil des codes de revenu, cliquez sur le bouton Codes de revenu dans la fenêtre des profils. Il n'y a aucune limite quant au nombre de codes de revenu que vous pouvez définir. Chaque code a sa propre définition.
Pour inscrire un code de revenu :
- Entrez un code alphanumérique unique de deux à six caractères identifiant le revenu dans le champ Code.
- Dans le champ Description 1, donnez une description de ce code dans la première langue d'usage du logiciel.
- Dans le champ Desc. 1 brève, entrez une description plus courte qui apparaîtra sur le bulletin de paie pour identifier ce code de revenu.
- Entrez une deuxième description de ce code de revenu dans la deuxième langue d'usage du logiciel, dans le champ Description 2, si requis.
- Donnez une description plus brève du code de revenu dans la deuxième langue pour les bulletins de paie qui seront imprimés dans la deuxième langue. Vous pouvez spécifier la langue utilisée pour chaque employé au profil Employé.
- Vous devez ensuite inscrire les données générales concernant le nouveau code de revenu sous l'onglet Général (voir ci-dessous).
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Sous l'onglet Maximum, indiquez les maximums autorisés par employé pour ce revenu (voir ci-dessous).
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Sous l'onglet Applicable à, spécifiez ce à quoi s'applique ce code de revenu en ce qui concerne l'impôt (voir ci-dessous).
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Sous l'onglet Formule, vous devez définir la formule utilisée par Titan pour le calcul salariale associé à ce code de revenu (voir ci-dessous).
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Sous l'onglet Atlas, vous entrez les renseignements nécessaires concernant le code de revenu pour le module Atlas, s'il y a lieu.
Une vingtaine de codes de revenu précodés
Notez que Titan propose plus d'une vingtaine de codes de revenu précodés, parmi les plus fréquemment utilisés, que vous pouvez ajuster selon vos propres besoins ou utiliser tels quels. Par exemple, on y retrouve l'ajustement de salaire, l'avance de fonds, l'avantage imposable, le boni, les commissions, le congé férié, les congés mobiles payés, la prime de nuit, le salaire fixe, les heures supplémentaires, le taux horaire régulier et les vacances payées.
La distribution comptable du code de revenu
Si vous ajoutez un code de revenu, n'oubliez pas d'indiquer le compte de grand-livre correspondant pour la distribution comptable, au profil département. Vous devrez indiquer le compte de grand-livre pour chacun des départements où ce code de revenu sera utilisé.
Pour obtenir des statistiques
Il peut être pratique de définir un code de revenu pour des fins de statistiques seulement. Par exemple, les heures de formation payées à un employé devraient être inscrites sous un code de revenu FORMATION au lieu du temps simple habituel. Les entreprises du Québec ayant une masse salariale supérieure à 2 000 000$ sont assujetties à la loi 90. Ainsi, un montant égal à 1 % du montant total déboursé en salaire doit être remis en formation. Grâce à ce code de revenu, il sera possible de connaître rapidement, en fin d'année, le montant total de salaire versé en formation.
Toutes les quantités et tous les montants inscrits aux feuilles de temps sont inscrits sous un code de revenu ou un code de déduction. Ces données peuvent être analysées à l'aide du générateur de rapports SatView. Il existe également un rapport prédéfini des quantités et montants versés par employé pour un code de revenu spécifique. Pour obtenir ce rapport, cliquez sur le menu Rapport... Autres... Liste des revenus au choix.