Calypso - Relevés d'emploi

La production des relevés d’emploi s’effectue à partir de Calypso.
 

 

Allez à l’onglet Relevé d’emploi. Trois fonctions composent la production des relevés d’emploi :

• Génération 
  • Permet de générer un ou plusieurs relevés d’emploi à une date précise
• Profil 
  • Permet l’édition des données composant un relevé d’emploi suite à la génération 
• Exportation
  • Produit le fichier XML requis pour RE WEB selon les spécification de l’ARC
     

 

Génération

La génération permet la sélection d’un ou plusieurs employés pour lesquels un relevé d’emploi doit être produit. Une fois les employés sélectionnés, cliquez sur le bouton Générer pour créer les profils RE de chacun des employés.
 

Section Filtres

• À la période de paie
  • Période de paie maximale à considérer pour les heures et montants assurables lors de la génération des relevés d’emploi. Le système va extraire les paies à partir de cette période de paie pour l’équivalent d’une année. Les paies ayant déjà été sélectionnées pour un RE dans la période couverte ne seront pas considérées;
• Code d’employé(s)
  • Sélectionnez un ou plusieurs employés en inscrivant le ou les codes séparés par des virgules 

Cliquez sur le bouton  après avoir inscrit  vos choix, afin de recharger l’arbre de sélection.
 

 

Vous pouvez aussi sélectionner manuellement le ou les employés pour qui vous voulez créer un relevé d’emplois à partir de l’arbre de sélection. Cliquez sur Rafraîchir la grille pour afficher les employés . Voir la section :Arbre de sélection pour plus de détails sur cette grille.
 

 

Section Paramètres de génération

Cette section comprend plusieurs champs à considérer avant de procéder avec la génération:

• Raison du RE
  • Liste déroulante offrant les raisons pour la production d’un relevé d’emploi. La raison sélectionnée sera assignée aux dossiers créés lors de la génération;
• Code de rappel
  • Liste déroulante offrant les codes de rappel pour la production d’un relevé d’emploi. Le code sélectionné sera assigné aux dossiers créés lors de la génération. Ce champ est disponible seulement en fonction de certaines raisons sélectionnées au champ précédent;
• Date de rappel
  • Date de rappel à inscrire lorsque le code de rappel sélectionné est Date de rappel
• Nouveau statut
  • Permet de sélectionner le statut à assigner aux employés suite à la production du ou des RE
• Ajout de période 
  • Liste déroulante qui permet de sélectionner jusqu’à 5 périodes à zéro avant de commencer à inscrire les gains et heures payés via Titan.
• Compensation
  • Nombre de jours à soustraire de la date de fin de la dernière période de paie travaillée par l’employé, pour le calcul de la date de fin de travail.   Ex : fin de période le Samedi, dernier jour travaillé le Jeudi = compensation -2
• Dernier jour payé 
  • La date de fin de la dernière période de paie traitée par Titan ou la date de fin de la période sélectionnée dans Filtres au champs A la période de paie
• Commentaire
  • Commentaire qui sera assigné à chacun des relevés d’emploi générés;
     

 

Arbre de sélection

Un employé est affiché dans l’arbre de sélection si:

• Il a une ou plusieurs paies dans la dernière année qui n’ont jamais fait l’objet d’un relevé d’emploi
• Il a cotisé à l’assurance emploi pour une ou plusieurs des paies identifiées dans le point précédent
   

 

Vous pouvez appliquer des filtres sur les Code/Nom/Statut ou Catégorie si requis.

Une fois les employés sélectionnés dans l’arbre de sélection, on clique sur le bouton  pour procéder avec la création des relevés d’emploi. 

À la fin de la génération, l’arbre de sélection est rechargé avec seulement les employés qui n’avaient pas fait l’objet de cette génération.
 

Résultat de la génération

Après la génération, le journal des évènements s’inscrit dans la fenêtre à droite de l’arbre de sélection, il vous sera indiqué si des problèmes ont été rencontrés lors de la génération. 
 

 

Profil RE

La fonction permet de visualiser, corriger ou ajouter des renseignements aux relevés d’emploi suite à leurs générations, avant d’exporter ceux-ci. Le profil comporte cinq onglets, chacun comprenant un type d’information particulier.

Navigation dans le profil

Les options de navigation dans le profil RE sont les suivantes:

• Éditer : éditer un relevé existant pour lui apporter des modifications
• Annuler : annuler l’édition en cours 
• Sauvegarder : sauvegarder l’édition en cours
• Rafraîchir : 
• Premier dossier/dossier précédent/ dossier suivant/ dernier dossier:
• Supprimer: supprimer un relevé existant
• Copie : cette fonction n’est pas disponible
   

Recherche : commencez à taper les informations recherchée dans le champs et la liste de relevés disponible s'adapte à votre recherche

Filtre : utiliser le bouton filtre pour sélectionner la donnée dans la colonne choisie

Tri : le bouton de tri vous permet de trier les données de la colonne sélectionnée de manière ascendante ou descendante

 

Entête du Relevé d’emploi

L’entête contient les informations générales du Relevé d’emploi

 

Onglet Informations

Cet onglet contient les informations générales sur le relevé d’emploi. La plupart des champs sont automatiquement complétés lors de la création de celui-ci. Vous pouvez modifier des champs si requis. 
 

Un numéro de série unique est généré lors de l’importation du fichier XML sur le site de RE WEB. Une fois connu, ce numéro peut être inscrit au champ No de série à la section Autres informations.

Onglet Gains

Cet onglet contient le détail des montants et heures assurables de l’employé par période de paie, pour un maximum d’un an d’historique.
 

 

Onglet Congés

Cet onglet permet l’ajout de renseignements à l’égard de jours fériés et vacances à verser à l’employé complémentaires aux paies produites et versées à celui-ci via Titan.
Pour ajouter ou supprimer des lignes dans ces grilles, utilisez les boutons .

Les listes déroulantes des deux grilles vous offrent les codes nécessaires pour la saisie des Vacances ou des Jours fériés.


 

Onglet Autres montants

Cet onglet permet l’ajout de renseignements à l’égard d’autres types de gains assurables à verser à l’employé complémentaires aux paies produites et versées à celui-ci via Titan.
Pour ajouter ou supprimer des lignes dans ces grilles, utilisez les boutons .

Les listes déroulantes des deux grilles vous offrent les codes nécessaire pour la saisie des montants spéciaux aux cases 17C et 19.
 

 

Onglet Commentaires

Cet onglet contient une zone pour la saisie de commentaires à l’égard du relevé d’emploi.

Aussi dans la section Contact, le nom et les coordonnées de la personne ressources pour d’éventuelles questions de l’ARC sur les relevés d’emplois que vous aurez transmis.

Ces informations sont celles qui ont été saisies dans Titan au profil Compagnie.
 

 

Exportation

Cette fonction produit un fichier XML comprenant le ou les relevés d’emploi sélectionnés. Une fois créé, le fichier peut être importé sur le site RE WEB de l’ARC.

Pour procéder, sélectionnez les employés requis et cliquez sur le bouton Générer. Une fenêtre va s’afficher permettant d’indiquer dans quel répertoire le fichier doit être créé. Il est possible d’inscrire le répertoire par défaut au profil de la Compagnie dans Titan.
 

 

Par défaut le champ Filtre vous offre le ou les derniers relevés créés qui n’ont pas été exportés. Vous pouvez choisir, dans la liste déroulante des relevés d’emplois qui ont déjà été exportés pour les exporter à nouveau. Ils sont classés par date d'exportation.
 

 

 Lorsque vous avez complété votre sélection, cliquez sur Générer.
 

 

La fenêtre Résultat de l’exportation va vous afficher un message confirmant si le fichier est valide et prêt à être transmis à l’ARC. Si le fichier est non valide, vous en serez aussi averti. 
 

Note importante

Calypso ne va pas supprimer votre fichier précédent à chacune des exportations. Il va le déposer dans un répertoire Backup et créer un nouveau fichier dans votre répertoire principal à chaque exportation. Chaque fichier sera identifié par un numéro séquentiel à 8 chiffres.